【実務で使える】タスク管理を効率的にすすめる方法

仕事を効率的に進めたい！タスク管理をうまくできるようになりたい！
と日々考えて悩んでいる人も多いと思います。
僕もその一人でしたが、試行錯誤を重ねてある程度はうまく「まわる」ような方法がみえてきているので、紹介したいと思います。

この記事を読んで欲しい人

・仕事がいっぱいで毎日気づいたら定時になっている
・たくさんの仕事が振ってきて常にもやもやしながら
・なにか不安を持ちながら仕事をしている人

使うツールと設定方法

ツールはkanban方式のツールを使う

まずはどんなツールを使っていくかですが、僕はasanaというツールを使って管理をしてい
ます。

海外のツールになりますが、最近では日本語対応もされ、かなり使いやすくなっています。
使っている理由は、「かっこいいから」と「改善スピードが早いから」だけです笑
ツール選定に時間を使われる方も多いと思いますが、個人でのタスク管理レベルではツールは正直何でも大丈夫です。
kanban方式と呼ばれる、タスクをカード化して管理する方法を使えるものであれば問題ありません！
kanban方式以外でも良いのですが、ひと目で全体のタスクを見られるので、個人的にkanban形式を強くおすすめします。
同じkanban方式が使えるツールは、torelloやjooto等がありますね。

実際のasanaのホーム画面。kanban方式だとどこにどんなタスクがあるか見やすいため管理しやすい。

ツールの設定方法

次にasanaの設定を行っていきます。
別ツールを使っている人も同じように管理できると思うので、やってみてください。
基本的に、「7つの習慣」で提唱されている、緊急度×重要度にわける管理方法を参考にしていきます。

重要度が高いか低いか、緊急度が高いか低いか、の4種類にタスクを分けて管理をしていく。
重要度も緊急度も低いものについては管理をしない。

画像にそって、
・未振り分け
・緊急
・重要
・非優先
に設定をしてください。
僕は人にお願いすることも多いため、”待ち”という場所も設けていますが、基本的にタスクの分類を増やせば増やすほど管理がうまくいきません。
できる限りシンプルに管理をしていくことを心がけましょう。

項目を追加する

タスクを分けただけだと、そのタスクが今どんな状態なのか？がわかりにくくなってしまうため、項目をいくつか追加していきます。

・priority
kanbanの項目にもなっていますが、asanaの自動移動ルールを使うため項目として設けています。見えるかしやすくもなるため、設定しておきましょう。
項目は、「重要・緊急・非重要or非緊急」の3種類で設定をしていきます。

・状態
タスクの状態をみて、今自分がやるべきなのか、一旦やり終わったけど残しておく必要があるタスクがでてくるので、状態という項目を設けています。
項目は、「仮完了・依頼中返答待ち・戻り再取り掛かり」を設定しています。

・工数
後ほど紹介しますが、どのくらい時間がかかるか？を認識してタスクを消化していくとスムーズに進みます。
工数を入力できるように数値の項目を設けます。

自動振り分けルールを設定する

asanaのプランによってできるか分かれますが項目によって自動でkanbanの振り分けができるようにしておきましょう。
移動のし忘れ等は形骸化につながってしまうので、、自動化できる部分は自動化することをおすすめします。
僕の場合は、priorityによって場所が移動するようになっています。

priorityを変更すると、、自動で場所が移動する。

設定は”カスタマイズ”→”ルールの作成”から行うことができます

タスク管理の運用方法・タスクの実行方法

さて、ツール設定ができたところで、運用方法について説明していきます。
結論から言うと、ステップは下記の4ステップです。

タスクが発生する
最初に「未振り分け」にすべて入れる
取り掛かる前にpriorityと工数と期限を設定する
終了したら、
1人で完結するタスク→完了
誰かに確認が必要なもの→状態を「仮完了・依頼中返答待ち」に設定

たったこれだけです。

重要な③④ステップのコツを少し解説します。

priorityと工数と期限の振り方

priorityの設定をうまくすることが仕事を円滑にすすめることに直結します。
それぞれの基準を記載しますので、どうやっていいかわからない…という人はとりあえず参考にしてもらえればある程度はうまくいくと思います。

・緊急（全体量の10%以内に収まるようにする）
→期限が明確に設定されているもの／遅延すると他のタスク・人も一緒に遅延してしまうもの
ex)原稿チェック・事務手続き・次週に報告が必要な資料

・重要（全体の20%以内に収まるようにする）
→期限が1週間以上先で今すぐではないが絶対にやったほうがいいもの
ex)イベントの準備・業務改善提案・ちょっとした開発等時間がかかるタスク

・非優先（全体の70%以内はここにする。）
→上記2つに当てはまらないものは基本全部非優先とする
ex)長期的なフロー整備・資料整備・検証や分析

ポイントは、それぞれの割合と取り掛かる順番です。
割合は記載の通り、緊急と重要で常に30%に収まるように設定すること
そして緊急→重要→非優先という順番で取り掛かること
（期限が迫っているものについては、priorityに関係なく期限を見ながらやるべきかを判別する）
が重要です。

よくあるのが、緊急と重要タスクが増大し、緊急と重要の判別が曖昧になり、
すべてのタスクが遅延することです。
基本的に人から頼まれるものはすべて緊急・重要で来ますし、自分がやっている仕事はすべて重要に見えてしまいます。
1日の中で5分でもいいので、タスク一覧を見渡して、本当に重要なのか？全体のタスク割合は適切か？をみてみるようにしましょう。
もしこの時間すらとれないというのであれば、タスク管理の前にどうやったら時間を確保できるかを考えてみてください。整理する時間がないと確実にうまくいきません。

最後に、運用していく上で気をつけたほうがよいこと、失敗に直結する要因を解説したいと思います。

運用する上での注意点【仕事が進まない人にならない方法】

具体的にタスク名を書くことが重要

タスクを入れるときのタスク名が非常に重要です。
タスク名は行動に直結するような命名をするように心がけましょう。
例えば、
「株式会社yukilogの対応をする」
と
「株式会社yukilogに提案の価格合意が問題ないか確認をする」
ではどちらのほうが行動に移しやすいでしょうか？
もちろん後者です。
タスクを作るときに抽象的にとらえてしまうと必要以上にタスクを過大評価してしまいがちです。
タスクを作るときに「何をするのか」を意識して記入するようにしましょう。
意外に時間がかからずに処理できるののが多いです。

やっていないタスクは思い切って捨ててみることも重要

タスクを追加していくと、どうしても手つかずのものが出てきます。
このときに、タスクを思い切って捨ててしまうことも検討しましょう。
感覚ですが、2回遅延したタスクはほぼやりません笑
そのため、僕は思い切ってそのタスクは捨ててしまうようにしています。
遅延が続いた時点で重要ではないですし、もし本当に重要なのであればもう一度タスク化されるからです。
タスク整理をするタイミングで、タスクを増やすだけではなく、捨てること、も意識して行いましょう。

列・タスクは細くしすぎない

タスク整理している間にやったほうが早いものもあります。
そういう場合は無理にタスク化する必要はありません。
僕の場合、5分程度で終わるものはその場でやってしまうようにしています。

例えば出社する、をタスク化しても仕方がないですよね。（どうせやるし）
どの粒度でタスクをいれていくかは自分が運用できる範囲で決めていくことが大切です。

また、整理好きな人はタスクを細くジャンル分けをしてしまう傾向がありますが、ほぼ確実に失敗します。まずはシンプルなジャンル分けで運用が100%できた、と言えたら拡張するようにしましょう。（僕も管理方法を何十回とかえながらこの方法にたどり着いています…）

長期タスクはコメントでログを残す

人は忘れてしまう生き物です。2週間以上かかるタスクについては、コメントを使ってログを残すようにしましょう。そのときに意識するのが、
①どういう経緯で
②どんな事実になったか
です。キーワードのみ抜粋して書いていてもほぼ確実に忘れます。
②だけ書いてあると、なんでそうなったかがわからなため、もう一度同じ議論をしがちです。
実例として、会議でファイル整理をしようとなったときにコメントにて、
「いらないファイルIDを抽出して提出する」
とコメントを残してもらったのですが、次週そのタスクが終わってないときに
「これってそもそもなんでやるんだっけ？」
「これって別の方法で抽出する形でも良くないか？」
みたいな議論に戻ってしまいました。
この場合は、事前に会議等で話した内容をメモしておけば2度同じような議論をしたりする必要はありません。
最初の1ヶ月程度は慣れが必要ですが、できる限り情報をそのままコメントに書き残すことを意識していきましょう。