【就活メール】返信の基本マナー&場面別例文を完璧にまとめてみました。

就活で選考が進んでいくとメールをする場面が増えてきますよね。
「企業へのメールってどう返信するかわからない」
「ビジネスメールの常識って何を気をつければいいの?」
等悩んでいませんか?
就活が始まると様々な噂がたち、
「メール返信でちゃんとした敬語使えないと内定でないらしいよ」
「返信遅くなったら減点されるらしいよ」
なんてメールだけでも内定に影響がでてしまう…
日々不安に過ごしていませんか?
今回は、そんなあなたのためにこれだけ気をつけていれば完璧にメールを返信出来るマナーと例文をまとめてみました。
かなり文量があるので、一度に頭に入れるのは難しいと思うので、メール返信で迷ったときに使ってみてくださいね。

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就活のメールは一般的なビジネスメールのマナーに合わせよう

就活でのメール返信は基本的に対企業への返信になります。
そのため、企業から良く見られるためには、ビジネスの世界のメールマナーに合わせるようにしましょう!
一般的なビジネスメールのマナーを羅列していきます。

返信は24時間以内

基本的なものの中で最も重要なマナーの1つです。
企業からのメールを早く返せば返すほど、面接の日程調整がうまくいったり、企業からの好感度が上がったり
良いことが次々と起こってくるはずです。
社長のブログ等をみていても、「仕事ができる条件=メール返信が早い人」とあげる人が多いですね。

仕事ができる人の条件、みたいな記事をしばしば見かけますが、私の中では「仕事ができる人=メールの返事が早い」というイメージがあります。100%そうとは言い切れませんが、仕事ができる人は結構忙しいはずなのにメールの返事が早い、というのはある程度の確率で当たっているように思います。
参照:https://baigie.me/sogitani/2013/05/fast_reply/

就活中は以前のメールを消さない

就活は人によって期間が違います。以前連絡を取っていた企業から突然連絡がくることもあります。
そんなときにメールをとっておくことで連絡がスムーズにいくことも少なくありません。
基本的にメール以外にもそうですが、就活中の資料等はとっておくようにしましょう。

基本的にgmailを使用しよう

「就活中ではどのメーラーを使えばいいですか?」という質問をもらいますが、
私はgmailを使ったほうが良いと答えるようにしています。
gmailとはgoogleが出しているメーラーですが、簡単にメールアドレスを作れることはもちろん
googleドライブというファイルを管理するサービスも使えるようになるので、
履歴書や証明写真等も同時に整理しておくことができるので、とても便利です。
パソコンと携帯の両方でメールを見たり返信したりできるのも便利ポイントの1つです!

なるべくPCから返信を心がける

ビジネスメールは基本的にPCで返信するように心がけましょう。
基本的にビジネスではPCを使う機会が多いですし、携帯での改行とPCの改行では文字数が違う等
相手に見づらいメールを送ってしまう危険性があります。
そのため、メールは基本的にPCからと覚えておきましょう。

日程調整の希望日は複数用意

就活時は日程を選んだり、選んでもらったりする機会がとても増えていきます。
そのときに、前提として気をつけるべき項目です。
たまに日程を下さいというメールに、「◯月◯日 ◯◯時〜」とピンポイントかつ1つしか日程を送ってくれない学生さんがいます。
日程が合わなかった時に企業とのやり取りが増えてしまいますし、
企業に基本的に合わせることが重要です。そのため日程調整の際は1週間以内くらいの日程を2〜3個の出し、余裕をもって調整を行えるよう日々のスケジュールを調整するように心がけましょう!

メールの本文を記入する時の注意点

自分の名前を入れる

メールには必ず「署名」と呼ばれるあなたが誰なのか?連絡先はどこなのか?
を記載した情報をメールの最下部につける習慣があります。
企業があなたに電話をしたい!というときにすぐに情報を確認できるように
署名を設定しましょう。

太文字・色文字は使わない

gmail等のメールでは、太文字や文字色を設定できますが、これは基本的に使わないようにしましょう。
企業がどんな環境でメールをみるかわからないため、もしかすると、テキストでしか見られない環境かもしれません。
そのため、文字色や太字などの強調でよく見せるのではなく、
文字のレイアウトや改行、記号を使ってうまく見せられるように工夫しましょう!

就活メールは結論から書く

メールを書くときの基準は、わかりやすく、簡潔に書くことが重要です。
特に企業は就活生とは何十人と連絡をとります。
人事の時間を大切にするという意味でも相手がすぐに要件がわかるように書き出しを考えて書くようにしましょう。

就活メールのカタカナは全角 英数字は半角で統一

こちらは、基本なので、全角と半角に関してはこだわり過ぎなくても問題ありませんが、
特に理由がない場合はカタカナは全角、英数字は半角で統一をするようにしましょう。
序盤は全角で書いてあるのに、後半は半角、等の統一性がない書き方をすると違和感を覚えられることが
あるので、統一してあれば問題ありません。

就活メールの件名は変更しない

企業からのメールの返信の際、件名は絶対に変更しないようにしましょう。
これは基本中の基本です。
メールの件名を変更してしまうと、相手が何のメールに対してメールが来ているのかわからず、最悪メールを見逃されてしまいます。
あなたのメールをしっかり診てもらうためにも、件名は変えない、を徹底しましょう。

テンプレに使える場面別返信例

会社説明会後のお礼連絡の例文

就活株式会社
人事部 ×××様
お世話になっております。
本日、貴社の会社説明会に参加させて頂きました
××大学のキャリア太郎でございます。
本日はありがとうございました。
具体的な業務についてお話を伺うことができて、志望度がとても高まりました。
説明会で頂いた資料に関しても更に熟読し、貴社理解を深め、
今後の選考に参考にさせて頂ければと思っております。
取り急ぎの御礼になり大変恐縮ではございますが、
今後も何卒よろしくお願いいたします。
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キャリア 太郎
××大学○○学部△△学科
〒123-4567
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話番号:070-123-4567
メール:◯◯◯◯@◯◯.ac.jp
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会社訪問のお礼の例文

就活株式会社
人事部 ×××様
お世話になっております。
××大学のキャリア太郎でございます。
本日は貴社へ訪問させて頂きありがとうございました。
会社説明会では聞くことができない具体的なお話を聞けて、
業務イメージがより具体的になりました。
伺ったお話の中では、特に
◯◯のお話や、××のお話はとても興味があり、
今後の選考等で活かせていければと思っております。
取り急ぎの御礼になり大変恐縮ではございますが、
今後も何卒よろしくお願いいたします。
======================================
キャリア 太郎
××大学○○学部△△学科
〒123-4567
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話番号:070-123-4567
メール:◯◯◯◯@◯◯.ac.jp
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インターンのお礼の例文

就活株式会社
人事部 ×××様
お世話になっております。
本日、貴社のインターンシップに参加させて頂きました
××大学のキャリア太郎でございます。
本日はありがとうございました。
事前に想像していた内容と異なり、特に
◯◯や××等は他社にはなく、刺激的でした。
一方で、◯◯に関しては、私自身の課題かと思ったため、
今後改善していきたいと感じています。
今回の機会を通して、より一層貴社で働かせていただきたい思いが高まりました。
取り急ぎの御礼のご連絡になり大変恐縮ではございますが、
今後も何卒よろしくお願いいたします。
======================================
キャリア 太郎
××大学○○学部△△学科
〒123-4567
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話番号:070-123-4567
メール:◯◯◯◯@◯◯.ac.jp
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選考通過の連絡のお礼の例文

就活株式会社
人事部 ×××様
お世話になっております。
××大学のキャリア太郎でございます。
本日は書類選考通過のご連絡を頂きましてありがとうございました。
面接の機会を頂けるということで、
自分なりに最善を尽くせるように尽力致します。
取り急ぎの御礼になり大変恐縮ではございますが、
今後も何卒よろしくお願いいたします。
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キャリア 太郎
××大学○○学部△△学科
〒123-4567
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話番号:070-123-4567
メール:◯◯◯◯@◯◯.ac.jp
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面接日程調整の返信の例文

就活株式会社
人事部 ×××様
お世話になっております。
××大学のキャリア太郎でございます。
この度は面接の日程候補をいただき、ありがとうございます。
>◯月◯日(◯)◯時〜@貴社オフィス
ご提案頂きました、上記の日時でお願いできれば幸いでございます。
お時間を頂けること非常に嬉しく思っております。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
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キャリア 太郎
××大学○○学部△△学科
〒123-4567
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話番号:070-123-4567
メール:◯◯◯◯@◯◯.ac.jp
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面接の日程変更の依頼の例文

就活株式会社
人事部 ×××様
お世話になっております。
××大学のキャリア太郎でございます。
先日ご案内頂きました面接の日程に関して
当日に◯◯の予定が入ってしまったため、
大変申し訳ないのですが、
変更依頼のご連絡をさせて頂きました。
私が可能な別日程ですが、
◯月◯日◯時〜◯時
◯月◯日◯時〜◯時
◯月◯日◯時〜◯時
であれば可能でございます。
こちらのスケジュール管理不足での依頼になってしまい大変申し訳ありません。
上記日程以外でも対応可能でございますので、
可能であればご面接をお願いできれば幸いでございます。
何卒よろしくお願いいたします。
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キャリア 太郎
××大学○○学部△△学科
〒123-4567
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話番号:070-123-4567
メール:◯◯◯◯@◯◯.ac.jp
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面接のお礼の例文

就活株式会社
人事部 ×××様
お世話になっております。
××大学のキャリア太郎でございます。
本日は面接を受験させて頂きありがとうございました。
◯◯様に××のお話まで伺うことができ、非常に
嬉しく思っております。
取り急ぎの御礼になり大変恐縮ではございますが、
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
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キャリア 太郎
××大学○○学部△△学科
〒123-4567
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話番号:070-123-4567
メール:◯◯◯◯@◯◯.ac.jp
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面接辞退のお詫びの例文

就活株式会社
人事部 ×××様
お世話になっております。
××大学のキャリア太郎でございます。
◯月◯日 ◯時〜
面接をさせて頂く予定でございましたが、
◯◯という理由から、
辞退をさせていただきたいと思っております。
面接日程確定後のご連絡となりまして大変申し訳ありません。
何卒よろしくお願いいたします。
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キャリア 太郎
××大学○○学部△△学科
〒123-4567
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話番号:070-123-4567
メール:◯◯◯◯@◯◯.ac.jp
=====================================

内定お礼の例文

就活株式会社
人事部 ×××様
お世話になっております。
××大学のキャリア太郎でございます。
この度は内定を頂き、本当に有難うございます。
大変うれしく思っております。
また、私のために選考の機会を頂けたこと
重ねて御礼申し上げします。
取り急ぎの御礼のご連絡となり大変恐縮でございますが
引き続き何卒よろしくお願いいたします。
======================================
キャリア 太郎
××大学○○学部△△学科
〒123-4567
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話番号:070-123-4567
メール:◯◯◯◯@◯◯.ac.jp
=====================================

内定辞退連絡の例文

就活株式会社
人事部 ×××様
お世話になっております。
××大学のキャリア太郎でございます。
先日は内定を頂きありがとうございました。
私なりに、他社様と貴社とを精一杯比較し、
自身がどのような仕事に就くべきかを考えた結果、
別の会社への内定を承諾することをきめさせていただきました。
その度、せっかくご内定を頂きましたが、辞退をさせていただきたいと思っております。
説明会や面接、座談会等の機会を作っていただいたにも関わらず大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。
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キャリア 太郎
××大学○○学部△△学科
〒123-4567
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話番号:070-123-4567
メール:◯◯◯◯@◯◯.ac.jp
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大切な人・就活でお世話になった人への内定報告

就活株式会社
人事部 ×××様
お世話になっております。
××大学のキャリア太郎でございます。
進路に関して、決定致しましたのでご連絡させて頂きました。
熟考した結果、◯◯社への入社を決意しました。
これまで本当にありがとうございました。
この結果を出せたのも、××様のおかげです。
来春までまだ時間があるため、それまでは◯◯等を行い、
更に自身を高められるように精進していきます。
これからも何卒よろしくお願いいたします。
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キャリア 太郎
××大学○○学部△△学科
〒123-4567
東京都○○区○○1丁目1番1号
電話番号:070-123-4567
メール:◯◯◯◯@◯◯.ac.jp
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